Công văn V/v thực hiện thủ tục trình ký văn bản

 

     Thời gian qua, nhiều bộ phận và cá nhân chưa chấp hành nghiêm túc Quy định về thủ tục trình ký văn bản và thủ tục trình giải quyết công việc. Có bộ phận trình ký ban hành văn bản với nội dung chưa rõ ràng, không cụ thể, không có ý kiến đề xuất của bộ phận mình và bộ phận liên quan, chưa đúng mẫu văn bản hành chính, thiếu ý kiến của bộ phận thẩm định, không có trích yếu, không vào số văn bản, không nơi gửi, nơi lưu, có văn bản ban hành còn trùng lặp hoặc không rà soát cẩn thận các lỗi kỹ thuật trước khi trình ký. Có đơn vị còn tùy tiện viết tay, tẩy xóa, viết chèn vào văn bản đánh máy….; chưa đảm bảo tính nghiêm túc của thể thức văn bản hành chính. Việc trình ký phê duyệt văn bản và trình giải quyết công việc không có phiếu trình ký, cho nên không có cơ sở để kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện ý kiến chỉ đạo, không quy kết được trách nhiệm của các bộ phận thực hiện.
     Căn cứ Quyết định số 272 QĐ/CĐNCĐXD ngày 8/4/2011 của Hiệu trưởng về việc ban hành Quy chế làm việc của Trường Cao đẳng nghề Cơ điện và Xây dựng Bắc Ninh. Để thực hiện đúng Quy chế tại chương IV điều 14,15,16, hiệu trưởng yêu cầu:
1.  Tất cả các văn bản hoặc các quyết định, công văn dự thảo… trình Ban lãnh đạo phê duyệt đều phải tuân thủ đúng thể thức văn bản hành chính theo Thông tư số 01/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nội dung phải rõ ràng (nội dung Thông tư số 01/TT-BNV và các phụ lục về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản được thông tin trên Website của Trường).
2.  Quy trình ban hành văn bản:
- Soạn thảo văn bản: Bộ phận hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm soạn thảo văn bản. Văn bản soạn thảo xong cùng với phiếu trình (xin ý kiến bộ phận liên quan-nếu có)
- Duyệt bản thảo, bổ sung bản thảo: Trưởng bộ phận giao soạn thảo văn bản (hoặc Phó bộ phận được uỷ quyền) kiểm tra về nội dung văn bản và ký phiếu trình.
- Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành: Bộ phận soạn thảo văn bản chuyển phiếu trình và kèm theo văn bản gửi về Văn thư để kiểm tra về: hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản. Các văn bản đảm bảo về  hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản thì văn thư ký phiếu trình và ghi ký hiệu vào văn bản trình ký. Văn bản soan thảo chưa đạt yêu cầu chuyển lại cho bộ phận soạn thảo cùng với ý kiến đề nghị chỉnh, sửa. (Tạm giao trưởng phòng HCTC thực hiện nội dung này).
- Ký văn bản: Văn thư trả lại văn bản cho bộ phận soạn thảo để trình Ban lãnh đạo ký ban hành.
- Phát hành và lưu trữ văn bản: Văn bản được ký chuyển về Văn thư vào số, ngày/tháng/năm, nhân bản, vào sổ gửi và lưu theo quy định.
3. Để thực hiện tốt công tác cải cách hành chính. Hiệu trưởng giao phòng HCTC thực hiện một số nội dung sau:
- Xây dựng Quy trình trình ký văn bản và giải quyết văn bản đến, văn bản đi.
- Xây dựng Quy chế nội bộ về công tác văn thư- lưu trữ
- Tổ chức cài đặt, hướng dẫn sử dụng phần mềm chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ( theo Thông tư số 01/TT-BNV và các phụ lục về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản ). Các bộ phận bố trí máy tính để cài đặt.
(Gửi kèm văn bản này là mẫu phiếu trình ký văn bản, có đăng trên website trường)
Hiệu trưởng yêu cầu các bộ phận nghiêm túc thực hiện. Trong quá trình thực hiện có vướng mắc gì phản ánh về phòng HCTC để tổng hợp báo cáo hiệu trưởng.