Tóm tắt: Trong bối cảnh cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 và yêu cầu cấp thiết về chuyển đổi số trong giáo dục, công tác quản lý minh chứng phục vụ kiểm định chất lượng giáo dục nghề nghiệp (GDNN) theo phương pháp truyền thống đã bộc lộ nhiều hạn chế. Bài báo này chia sẻ kinh nghiệm thực tiễn của Trường Cao đẳng Cơ điện và Xây dựng Bắc Ninh trong việc nghiên cứu và triển khai thành công hệ thống quản lý minh chứng số bằng ứng dụng Google Drive. Giải pháp tập trung vào việc hệ thống hóa, chuẩn hóa quy trình làm việc trên một nền tảng công nghệ phổ biến, chi phí thấp (0 đồng), qua đó nâng cao rõ rệt hiệu quả quản lý, tiết kiệm chi phí, và tăng cường tính minh bạch, sẵn sàng cho các hoạt động tự đánh giá và đánh giá ngoài.

1. Đặt vấn đề

Công tác đảm bảo và kiểm định chất lượng giáo dục là một nhiệm vụ trọng tâm, có ý nghĩa sống còn đối với sự phát triển của mỗi cơ sở GDNN. Một trong những cấu phần cốt lõi của hoạt động này là công tác xây dựng, quản lý và sử dụng hệ thống minh chứng. Minh chứng là những bằng chứng xác thực, khách quan dùng để chứng minh cho các nhận định trong báo cáo tự đánh giá của nhà trường.

1.1. Thực trạng và những bất cập của phương pháp quản lý truyền thống

Trước khi triển khai đề tài này, công tác quản lý minh chứng tại Trường Cao đẳng Cơ điện và Xây dựng Bắc Ninh, cũng như tại nhiều cơ sở GDNN khác, chủ yếu được thực hiện theo phương pháp thủ công, tức là lưu trữ hồ sơ, văn bản gốc (bản cứng). Phương pháp này tồn tại rất nhiều bất cập, cụ thể:

• Tốn kém chi phí: Việc in ấn, sao chụp hàng ngàn trang tài liệu, chi phí mua sắm tủ, kệ và không gian để lưu trữ là một gánh nặng tài chính không nhỏ.
• Khó khăn trong tra cứu, sử dụng: Khi cần tìm một minh chứng cụ thể, người phụ trách phải mất rất nhiều thời gian để lục tìm trong các tủ hồ sơ. Việc đối chiếu, so sánh giữa các minh chứng cũng rất phức tạp.
• Rủi ro thất lạc, hư hỏng: Minh chứng bản cứng rất dễ bị hư hỏng do các yếu tố môi trường (ẩm mốc, mối mọt) hoặc bị thất lạc trong quá trình luân chuyển, sử dụng.
• Hạn chế trong việc chia sẻ, cộng tác: Việc chia sẻ minh chứng cho các thành viên trong hội đồng tự đánh giá hay gửi cho đoàn đánh giá ngoài gặp nhiều trở ngại, tốn thời gian và chi phí vận chuyển.

Bên cạnh đó, dù đã có những nỗ lực ứng dụng Google Drive một cách tự phát, việc thiếu một quy trình, cấu trúc khoa học và quy ước đồng bộ đã dẫn đến tình trạng quản lý lộn xộn, dữ liệu phân mảnh, tiềm ẩn nguy cơ về bảo mật và an toàn thông tin.

1.2. Tính cấp thiết của việc chuyển đổi sang quản lý minh chứng số

Xuất phát từ thực trạng trên, cùng với yêu cầu cấp bách của công cuộc chuyển đổi số trong giáo dục và chuẩn bị cho đợt đánh giá ngoài lần thứ hai vào năm 2025, việc xây dựng một giải pháp quản lý minh chứng số hóa một cách khoa học, bài bản là vô cùng cấp thiết. Giải pháp này không chỉ giải quyết các bất cập của phương pháp thủ công mà còn là bước đi chiến lược nhằm nâng cao hiệu quả công tác đảm bảo chất lượng, hiện đại hóa công tác quản trị nhà trường và nâng cao năng lực công nghệ thông tin cho đội ngũ cán bộ, giảng viên.

2. Giải pháp và Quy trình thực hiện

Nhận thức được vấn đề, nhóm nghiên cứu đã đề xuất và triển khai giải pháp "Nghiên cứu thiết lập quản lý minh chứng số bằng ứng dụng Google Drive" với mục tiêu xây dựng một hệ thống khoa học, hiệu quả, bền vững và đặc biệt là có chi phí thực hiện bằng 0 đồng.

2.1. Lựa chọn công cụ và thiết kế mô hình

Google Drive được lựa chọn làm nền tảng công nghệ trung tâm vì những ưu điểm vượt trội:

• Phổ biến và miễn phí: Hầu hết cán bộ, giáo viên đều đã có tài khoản Google và quen thuộc với các ứng dụng cơ bản. Dung lượng 15GB miễn phí là đủ để bắt đầu triển khai.
• Dễ dàng truy cập: Có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi trên nhiều thiết bị (máy tính, điện thoại thông minh).
• Khả năng cộng tác mạnh mẽ: Hỗ trợ nhiều người cùng xem, chỉnh sửa tài liệu theo thời gian thực.
• Phân quyền và bảo mật linh hoạt: Cho phép kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập vào từng tệp hoặc thư mục.

Mô hình quản lý được thiết kế bao gồm các thành phần chính: Minh chứng số hóa (PDF), Cây thư mục trên Google Drive, Bảng danh mục mã minh chứng (Google Sheets), và Báo cáo tự đánh giá (Google Docs).

2.2. Các bước triển khai chi tiết

Quy trình được chuẩn hóa và thực hiện tuần tự qua 5 bước lớn, đảm bảo tính logic, khoa học và dễ dàng chuyển giao.

Bước 1: Số hóa và Đặt tên file minh chứng

Đây là bước khởi đầu và quan trọng nhất, quyết định sự đồng bộ của toàn hệ thống.

• Scan tài liệu: Toàn bộ minh chứng bản cứng được scan thành định dạng PDF bằng máy scan chuyên dụng hoặc các ứng dụng trên điện thoại thông minh (như CamScanner, vFlat).
• Đặt tên file theo quy ước: Tên file được đặt thống nhất theo cấu trúc: [Mã minh chứng] Tên minh chứng.pdf.
• Ví dụ: Minh chứng cho tiêu chí 1.1, tiêu chuẩn 1 có tên "Chiến lược phát triển nhà trường" sẽ được đặt tên là: [H1-1.1-01] Chien luoc phat trien nha truong.pdf.
• Việc tuân thủ quy ước này giúp nhận diện và tìm kiếm minh chứng cực kỳ nhanh chóng.

Sơ đồ cấu trúc cây thư mục Minh chứng

Bước 2: Xây dựng Cấu trúc thư mục trên Google Drive

Một cấu trúc thư mục logic là xương sống của hệ thống. Chúng tôi đã xây dựng cây thư mục phân cấp như sau:

1. Tạo thư mục gốc: MINH CHUNG KIEM DINH CO SO GDNN_BCEC
2. Bên trong thư mục gốc, tạo các thư mục con tương ứng với từng Tiêu chí của bộ tiêu chuẩn kiểm định (ví dụ: TIÊU CHÍ 1, TIÊU CHÍ 2,... TIÊU CHÍ 8).
3. Bên trong mỗi thư mục Tiêu chí, tạo các thư mục con cho từng Tiêu chuẩn (ví dụ: Tiêu chuẩn 1.1, Tiêu chuẩn 1.2,...).
4. Tiếp tục tạo các thư mục con theo năm học (ví dụ: Năm 2022, Năm 2023,...) hoặc trực tiếp lưu minh chứng nếu không cần phân loại theo năm.
5. Tải các file PDF minh chứng đã được đặt tên chuẩn hóa vào đúng thư mục tương ứng.
   • Lưu ý: Đối với những minh chứng gồm nhiều tệp tài liệu, chúng tôi tạo một thư mục con riêng mang mã và tên của minh chứng đó để chứa toàn bộ các tệp thành phần.

Công bố kết quả tự đánh giá cơ sở GDNN và tự đánh giá chương trình đào tạo

Bước 3: Lập Bảng danh mục và Gắn link minh chứng

Đây là bước tạo ra cơ sở dữ liệu để quản lý và tra cứu.

1. Tạo Bảng danh mục mã minh chứng: Sử dụng Google Sheets (hoặc Excel rồi tải lên Drive) để tạo một bảng danh mục tổng hợp.
2. Lấy link chia sẻ: Nhấn chuột phải vào từng tệp hoặc thư mục minh chứng trên Drive, chọn "Nhận đường liên kết".
3. Thiết lập quyền truy cập:
   • Trong cửa sổ chia sẻ, chọn "Bất kỳ ai có đường liên kết".
   • Thiết lập vai trò là "Người xem" để đảm bảo người khác không thể chỉnh sửa hay xóa minh chứng.
   • Thao tác quan trọng: Nhấn vào biểu tượng cài đặt (hình bánh răng) và bỏ dấu tích ở mục "Người xem và người nhận xét có thể thấy cách tải xuống, in và sao chép". Thao tác này giúp tăng cường bảo mật, ngăn chặn việc sao chép và phát tán minh chứng ngoài phạm vi kiểm soát.
4. Sao chép và dán link: Sao chép đường liên kết đã thiết lập và dán vào ô tương ứng trong Bảng danh mục mã minh chứng trên Google Sheets.

   Bước 4: Liên kết minh chứng vào Báo cáo Tự đánh giá

   Để tạo ra một báo cáo "sống" và có tính tương tác cao:

5. Soạn thảo Báo cáo Tự đánh giá bằng Google Docs.
6. Tại vị trí đề cập đến một mã minh chứng trong báo cáo (ví dụ: [H1-1.1-01]), bôi đen mã đó.
7. Nhấn chuột phải, chọn "Chèn đường liên kết" (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + K).
8. Dán đường link của minh chứng tương ứng (đã lấy từ Bảng danh mục) vào ô liên kết và chọn "Áp dụng".

   Lúc này, khi đọc báo cáo, người dùng chỉ cần nhấp chuột vào mã minh chứng là có thể xem trực tiếp tệp minh chứng đó trên Google Drive.

   Bước 5: Tạo kênh chia sẻ tổng hợp cho Đoàn đánh giá ngoài

   Để đơn giản hóa tối đa việc truy cập cho người xem, đặc biệt là Đoàn đánh giá ngoài:

9. Tạo một tệp Google Docs duy nhất có tên "Link truy cập hệ thống minh chứng".
10. Trong tệp này, chèn 2 đường link chính:
    • Link đến file Báo cáo Tự đánh giá (đã gắn link chi tiết).
    • Link đến file Bảng danh mục mã minh chứng (Google Sheets).
11. Tạo mã QR cho đường link của tệp "Link truy cập hệ thống minh chứng" này.
12. Khi làm việc với Đoàn đánh giá ngoài, nhà trường chỉ cần gửi duy nhất đường link tổng hợp hoặc mã QR này. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp, khoa học và tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho đoàn chuyên gia.

Một ưu điểm tuyệt vời của mô hình này là nhà trường có thể liên tục cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung hay loại bỏ minh chứng trên hệ thống Drive của mình, nhưng đường link tổng đã gửi đi không hề thay đổi. Người xem sẽ luôn truy cập được phiên bản mới nhất.

Bế mạc đánh giá ngoài Cơ sở GDNN tại BCEC

3. Kết quả, Lợi ích và Bài học kinh nghiệm

3.1. Kết quả và lợi ích mang lại

Sau thời gian triển khai từ tháng 11/2024 đến tháng 05/2025, đề tài đã đạt được những kết quả cụ thể và mang lại lợi ích to lớn:

• Về hiệu quả quản lý: Hệ thống giúp tiết kiệm trên 50% thời gian trong việc tra cứu, cập nhật và quản lý minh chứng. Cán bộ phụ trách có thể tìm thấy bất kỳ minh chứng nào trong vài giây thay vì hàng giờ như trước đây.
• Về chi phí: Kinh phí triển khai đề tài là 0 đồng. Nhà trường đã tiết kiệm toàn bộ chi phí in ấn, photocopy, mua tủ hồ sơ và không gian lưu trữ vật lý.
• Về tính sẵn sàng và minh bạch: Hệ thống minh chứng số luôn sẵn sàng 24/7 cho công tác tự đánh giá và phục vụ đánh giá ngoài một cách nhanh chóng, chính xác.
• Về phát triển nguồn nhân lực: Quá trình xây dựng và vận hành hệ thống đã góp phần nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin cho đội ngũ cán bộ, giáo viên, thúc đẩy mạnh mẽ quá trình chuyển đổi số của nhà trường.
• Về lợi ích xã hội và môi trường: Mô hình "kiểm định không giấy" đã góp phần giảm thiểu đáng kể việc sử dụng giấy, chung tay bảo vệ môi trường.

3.2. Bài học kinh nghiệm và khả năng nhân rộng

Qua quá trình thực hiện, chúng tôi rút ra một số bài học kinh nghiệm quan trọng:

• Sự thống nhất là chìa khóa: Việc tuân thủ nghiêm ngặt quy ước đặt tên file và cấu trúc thư mục ngay từ đầu là yếu tố tiên quyết cho sự thành công của hệ thống.
• Đào tạo và hướng dẫn: Cần tổ chức các buổi tập huấn, hướng dẫn chi tiết cho tất cả các đơn vị, cá nhân liên quan để đảm bảo mọi người thực hiện đồng bộ.
• Vai trò của người quản trị: Cần có một đầu mối (Quản trị viên) chịu trách nhiệm quản lý chung, phân quyền và kiểm tra, giám sát việc tuân thủ quy trình.

Mô hình này có tính ứng dụng và khả năng nhân rộng rất cao. Với tính đơn giản, hiệu quả và không tốn chi phí, bất kỳ cơ sở GDNN nào cũng có thể tham khảo và áp dụng để hiện đại hóa công tác quản lý minh chứng của mình.

4. Kết luận và Đề xuất

Việc ứng dụng Google Drive để xây dựng hệ thống quản lý minh chứng số tại Trường Cao đẳng Cơ điện và Xây dựng Bắc Ninh đã chứng minh là một giải pháp thiết thực, hiệu quả và phù hợp với xu thế chuyển đổi số. Nó không chỉ là một công cụ quản lý mà còn là một phương pháp làm việc mới, góp phần thay đổi tư duy và hiện đại hóa công tác đảm bảo chất lượng giáo dục.

Để hệ thống được duy trì bền vững và phát triển trong tương lai, chúng tôi đề xuất nhà trường xem xét mua thêm các gói dung lượng lưu trữ của Google Drive để đáp ứng nhu cầu lưu trữ minh chứng ngày càng tăng qua các năm học. Đồng thời, nhà trường sẽ tiếp tục chia sẻ kinh nghiệm, tài liệu hướng dẫn và mô hình này tới các cơ sở GDNN bạn qua các diễn đàn, hội thảo chuyên môn.